Consells per al teletreball: què necessitem per a tenir l’oficina perfecta

La primera onada de la covid-19 va obligar bona part de la població a descobrir el teletreball. Durant les fases del confinament més estricte les videoconferències van esdevenir la norma en les relacions laborals –i socials–, igual com l’aprenentatge sobre eines de treball remot i en grup. Però segurament el principal problema per a la majoria va ser organitzar-se a casa per treballar amb comoditat. Molts, fins ara, han anat passant com han pogut, treballant amb el portàtil a qualsevol lloc de casa que estigués lliure. Ara, quan ens enfrontem a una segona tongada de confinaments, molta gent comença a considerar canvis per a desenvolupar la feina en més bones condicions. Un monitor extern, una cadira més còmoda o una taula més gran. A YouTube i algunes altres xarxes socials molts usuaris comparteixen la disposició del seu escriptori, la qual cosa ens pot donar unes quantes idees.

A continuació us donem uns consells per a tenir l’oficina perfecta a casa:

Separar el nostre espai personal del laboral

Si en condicions normals molta gent té dificultats per a desconnectar de la feina, és a dir, separar l’entorn laboral de l’entorn personal, treballar al mateix lloc on vivim duu aquesta situació a l’extrem. És per això que hem de seguir estrictament unes normes per a diferenciar les nostres obligacions laborals del nostre espai personal. La primera és la disciplina. Hem de dur uns horaris normals i fixos. Ens hem de llevar a la mateixa hora com si treballéssim fora de casa, per diferenciar-ho dels horaris de cap de setmana, que correspon al nostre espai personal. També ens hem de vestir com si anéssim a la feina, incloent-hi les sabates. Res de pijama, bates ni sabatilles d’estar per casa. Pot semblar trivial, però ens ajuda a separar psicològicament cada una de les dues esferes.

És molt important acordar i deixar clars els horaris amb el nostre equip de treball i els nostres clients. Per una banda, evitem de començar el dia laborable més tard per manca de disciplina –això afecta la resta de persones del nostre equip– i que la jornada s’allargui interminablement. Una vegada fora de l’horari, no hem d’estar localitzables, ni telefònicament ni electrònicament. Podem aprofitar els primers quinze minuts del dia per organitzar-nos la jornada, separant els temes laborals dels personals, per diferenciar bé cada una de les tasques. És important programar unes pauses per a descansar. Fins i tot, ja que no tenim desplaçament a la feina, podem dedicar aquest temps guanyat a fer una passejada breu a mig matí. D’aquesta manera descansem, fem una mica d’exercici i ens toca l’aire i el sol. Un aspecte molt important és evitar les distraccions de tota mena. A VilaWeb us vam donar un seguit de consells en aquesta línia.

Segurament la part més difícil és separar físicament dins de casa el nostre espai professional del personal. Idealment, hem de tenir una habitació habilitada com a despatx. Si no el tenim, podem mirar de reconvertir alguna habitació que no siguin estrictament necessària. Com ara aquella habitació que fa funció de traster però que si féssim l’esforç d’endreçar-la, encabiríem totes les coses en altres llocs de casa. O l’habitació on hi ha el televisor, que podem posar al menjador o a la cuina. En cas de no disposar de cap habitació que poguéssim reconvertir, haurem de dedicar parcialment una habitació que ens permeti d’estar separats de l’activitat diària de la resta de la família, evitant de treballar al menjador o la cuina, utilitzades per la resta de membres. Si vivim sols, aleshores sí que podem utilitzar un racó del menjador. Habitació o menjador, hem de triar un lloc ben assolellat perquè, per exemple, la miopia i la depressió s’associen a no rebre prou llum natural, especialment important quan ens enfrontem a confinaments que ens poden fer estar tancats completament a casa.

L’ergonomia del nostre lloc de treball endreçat

Ara que ja disposem de l’espai dins de casa i tenim fixat el nostre horari, com ha de ser aquest espai? Aquí la norma hauria de ser el minimalisme, perquè ens permetrà de tenir endreçat l’espai de treball i facilitar-ne la neteja. Abans d’entrar en els detalls, hem de tenir en compte que podem demanar permís a la nostra empresa per a dur a casa el nostre material de l’oficina, com ara la cadira o el monitor, o fins i tot que l’empresa ens els compri per a casa.

Una cadira i taula regulables ens permeten de tenir una ergonomia adaptada a les nostres característiques físiques.

El primer que ens cal és una cadira còmoda i una taula. Han de ser regulables al màxim, per adaptar-se correctament a la nostra posició de treball. Això inclou una taula que pugui variar l’alçada, aspecte que normalment és menystingut a l’hora d’adquirir-les. Avui, fins i tot, hi ha models de taula amb motor que ens permeten de variar-ne la posició còmodament i treballar alternativament asseguts o drets. La taula també ha de ser ampla, per permetre una separació correcta amb el monitor. Així, el monitor ha d’estar separat dels nostres ulls mig metre. Si estirem el braç, l’hauríem de tenir a tocar de la punta dels dits. Per determinar l’altura correcta del monitor, hem de mirar recte i que la vista caigui sobre la part superior de la pantalla. Si posem el monitor massa elevat, el nostre coll adoptarà una posició que no és natural i podem tenir problemes de cervicals. Com que a vegades això no ho podem aconseguir variant l’altura de la cadira, és important tenir també una taula regulable. La posició de cames i braços també és cabdal (vegeu la figura). No hauríem d’estalviar diners en una bona cadira de braços i una taula regulables: són la base per a treballar còmodament i evitar lesions.

Un aspecte que sovint es menysté és el dels cables. Monitor, teclat, altaveus, ratolí, impressora, escàner, llum, etc., poden fer de la nostra taula un caos total de cables. La nostra prioritat hauria de ser d’eliminar-los tant com puguem. Per aconseguir-ho, hem d’optar per perifèrics sense fils. Si són Bluetooth, millor, perquè tot i que són una mica més cars, no ens consumeixen els ports de connexió dels ordinadors per als receptors. Si bé, d’aquesta manera, podrem evitar cables com els del teclat o el ratolí, hi ha cables que no podrem evitar, com ara els de l’alimentació elèctrica del monitor, l’ordinador, o els de la llum de l’escriptori. El millor és ajuntar-los amb brides de plàstic i fer-los passar per un lloc no visible, com ara la part de darrere del monitor, i d’aquí a la part inferior de la taula.

El material informàtic

Com hem vist, l’altura del monitor és un aspecte cabdal per a una bona posició de treball. És per això que fer servir contínuament un portàtil és del tot desaconsellat: la pantalla queda en una posició massa baixa. La millor opció és tenir un monitor extern i, si de cas, connectar-lo al portàtil. Hem de defugir de monitors barats de marques desconegudes i cercar un model de qualitat, perquè passarem moltes hores amb la vista fixada en aquest element. Actualment, els monitors ja tenen resolucions elevades. En el cas dels que presenten resolucions 4k o superiors, tenen l’avantatge afegit que faran que deixem de notar els píxels de les lletres al processador de textos o de les xifres als fulls de càlcul. Implica, això sí, pagar-ne un preu superior i que el nostre portàtil suporti aquesta resolució en un monitor extern.

Els monitors ultrapanoràmics permeten de treballar amb més comoditat, en poder posar documents cantó per cantó. Font: Samsung.

Avui dia, amb la baixada de preus dels monitors, podem comprar monitors grans per un bon preu. Tanmateix, més enllà de les 30 polzades en les proporcions estàndard no tenen cap sentit, perquè serien molt alts. És per això que actualment la tendència és tenir monitors ultrapanoràmics, amb una amplada equivalent a dos o més monitors posats de costat. Evitem un segon monitor –menys cables– i també evitem d’adoptar posicions ergonòmicament incorrectes, com ara tenir el cap tombat molta estona per mirar a un segon monitor al costat. Si aquesta mena de monitors cada vegada tenen més èxit –tot i que són més cars–, és perquè generalment treballem amb un document o full de càlcul i necessitem consultar altres documents alhora. Amb aquestes pantalles podem posar-los l’un al costat de l’altre. Això fa augmentar la nostra comoditat i productivitat, i fins i tot evita errors en la introducció de dades.

Uns auriculars compactes ens permetran de treballar amb comoditat i fins i tot anul·lar el so ambiental. Font: Microsoft.

Un altre aspecte important en un monitor, pensant a tenir un espai minimalista, és que tingui altaveus integrats, perquè ens eviten cables i alliberen espai sobre la taula. Avui dia els altaveus d’un bon monitor tenen prou qualitat per a sentir bé els vídeos de YouTube, films i, fins i tot, música, a banda de les videoconferències. Si necessitem més qualitat de so, podem recórrer a uns auriculars sense fils, molt comuns avui. A banda que d’aquesta manera no molestarem amb la música els veïns o la resta de membres familiars, els auriculars ens ajuden a mantenir la privadesa de les converses professionals. També, com més va són més comuns els auriculars amb supressió de so ambiental –emeten un senyal acústic que anul·la el so exterior. Això permet de treballar amb més concentració. En cas de tenir problemes per a aïllar-nos, podem optar per utilitzar cascs antisoroll professionals o taps per a les orelles. En casos extrems, els cascs els podem combinar amb els taps o els auriculars, si és que hem optat per uns de compactes. Sense oblidar un requeriment imprescindible i que alguns monitors no tenen: webcam integrada. D’aquesta manera, ens estalviem d’haver de tenir un giny més i els cables associats.

Un teclat compacte sense fils ens permetrà de guanyar espai i comoditat al nostre escriptori. Font: Logitech.

Pel que fa al teclat, a banda de ser sense fils, podem optar per teclats compactes sense la part numèrica de la banda dreta. Tret que ens dediquem a la comptabilitat, no ens cal tenir un teclat numèric específic: amb els nombres de la part superior ja fem. Amb un teclat d’aquesta mena i sense fils tindrem més espai a l’escriptori i el podrem moure de posició fàcilment, sigui per netejar, sigui perquè necessitem la taula per a altres activitats. Si no tenim una taula gaire gran, podem comprar un suport per al portàtil. N’hi ha que permeten de posar-lo sota la taula, o a sobre de la taula en posició vertical. Un altre detall important per a guanyar espai a la taula i tenir-hi menys cables és la connectivitat. Optar per l’estàndard USB Tipus C –l’última generació– i el Thunderbolt 3.0 –ambdós tenen el mateix connector físic– ens ho faciliten. Amb aquests estàndards, per exemple, un únic cable serveix per a alimentar l’ordinador des del monitor i alhora mostrar la imatge. Així ens estalviem el carregador del portàtil. A més, si el monitor té connectors d’aquesta mena a la part posterior, directament o mitjançant adaptadors podrem connectar-hi tots els perifèrics a la pantalla i no a l’ordinador, tot agrupant els cables en un únic lloc no visible. A més, el fet que els perifèrics estiguin connectats al monitor, i passin tots aquests per un únic cable a l’ordinador, ens facilita desconnectar el portàtil per endur-nos-el.

Una tauleta i un llapis electrònic ens permetran de prescindir completament del paper. Font: Goodnotes.

Oficina sense papers

Per últim, el teletreball ens ha de servir per a avançar cap a l’oficina sense paper. La documentació l’hem d’enviar electrònicament, de manera que no ens cal cap impressora. Podem prescindir-ne completament, especialment si tenim una copisteria prop de casa, on podrem fer les impressions que puntualment necessitem. Això allibera espai a la nostra oficina i evita contaminació en l’aire de l’habitació –partícules provinents del tòner o la tinta. Per contra, segurament necessitarem un escàner per a digitalitzar documentació. Tot i que actualment amb molts mòbils i tauletes podem fer fotografies per a escanejar fulls, si en tenim una gran quantitat o volem resultats més professionals, haurem d’optar per un d’específic. També podem considerar d’adquirir una tauleta amb un llapis electrònic, de manera que puguem prescindir completament del paper. Podrem anotar i signar directament els documents en format pdf i més formats de document.