13.06.2015 - 06:00
Aquests dies se sent a parlar molt de reunions i pactes, i les agendes dels polítics segur que treuen fum. Avui la secció va sobre agendes, reunions i maneres de treballar en equip i per això parlarem de planificació a curt, mitjà i llarg termini, la manera de compaginar l’agenda dels esdeveniments de les diferents xarxes en una sola i, preferiblement, tenir-la a l’abast al mòbil amb alertes acústiques.
Gestió dels contactes
No us ha passat mai, que volíeu escriure un missatge a algú o volíeu buscar un telèfon i no aconseguíeu de trobar-lo? Encara que n’estàveu segurs, que teníeu les dades d’aquella persona, que us havia enviat un mail per algun lloc que ara no recordàveu, perquè vosaltres sou dels qui feu servir diversos sistemes de mail o de missatgeria, les aplicacions que reuneixen tots els vostres contactes són la vostra solució.
La versió Apple és Cobook i FullContact per a iOS, i el seu objectiu és que tots els teus contactes siguin accessibles a qualsevol lloc, via telèfon, web i Gmail. Una opció molt preuada és la capacitat d’escannar una targeta de visita i passar-la directament a contactes. El que fa és importar contactes de moltes fonts i lligar-los amb links. Actualment ‘barreja’ contactes de Facebook, Twitter, AngelList, Foursquare, Google, Instagram i Xing. La versió per a Gmail té un ‘add-on’ per a Chrome que permet de treballar amb Gmail a Chrome amb tots els contactes a la disposició. Un altre programa, també per a Mac, iOS i web, però amb versió per a Android, és Brewster, que connecta amb Facebook, Foursquare, Google, Instagram, Twitter, LinkedIn i els vostres contactes d’iPhone. Els de Brewster, en comptes de portar-los tots i crear link entre els contactes, intenten de sincronitzar-los i crear una sola fitxa per a un mateix contacte, cosa que, segons com es miri, pot ser una mica perillós. Jo no he sabut trobar una aplicació semblant per a Windows o GNU/Linux: el que més s’hi acosta és fer servir una app d’Android com la de Brewster per a organitzar els contactes i fer-los sincronitzar amb Google Mail, però aquesta solució intermèdia no dóna resposta per a Outlook, que és l’aplicació més utilitzada en l’entorn PC.
Gestió del temps
Ja he parlat moltes vegades de la manera d’organitzar les nostres feines i el nostre temps amb Wunderlist, que acaba d’ésser comprat per Microsoft, però a la xarxa podem trobar moltes més maneres de fer el mateix o de completar el que una gran aplicació com Wunderlist no acaba de fer perfectament.
L’una que només pel seu nom ja paga la pena de tenir en compte és Remember the Milk, que integra el Google Calendar i el calendari d’Outlook per a gestionar les vostres feines i que té per objectiu que no us torneu a oblidar la llet quan aneu de compres al súper… Ja no serveix aquella antiga cita que deia que el més important, quan fas una llista de la compra, és recordar-se de portar-la al súper, perquè ‘remember the milk’ la pots portar a l’iPhone, l’Android i, fins i tot, a la Blackberry!
En això de gestionar les feines, cadascú té les seves manies i la meva particular es diu 2Do, per a Mac, iOS i Android i en català, un gestor relativament senzill perquè no pot portar grups de treball, però molt simple i perfecte per a una persona i que segueix la filosofia GTD (Get Things Done). I per saber a qui hem de facturar el nostre temps, toggl és una eina indispensable per a saber on hem estat, què hem fet i a qui hem de facturar què hem fet. Amb versions per a totes les plataformes que us penseu que existeixen, i les que no sabeu també, us permet de tenir un nombre il·limitat de projectes i clients, dividits en projectes i subprojectes per grups de treball o persones individuals i assignar el temps utilitzat per a cada client. Veureu que el primer que fa, per predicar amb l’exemple, és comptar el temps que veieu la seva web, perquè al final us pregunteu a quin projecte heu de carregar ‘la despesa’. Si voleu podeu fins i tot donar accés al sistema als vostres clients perquè puguin veure, no modificar, quins recursos fan servir (i quina factura els arribarà). Una aplicació similar és Tick: semblant, però molt diferent, perquè en lloc d’anar sumant el temps dedicat a un projecte o client, el resta. Vosaltres assigneu un volum d’hores previstes per a fer una feina o un volum d’hores contractades i el sistema de Tick va restant les hores ja utilitzades.
Virtualització
Quan no es pot assistir a una reunió presencialment, però volem que se senti la nostra veu i volem fer aportacions, ens podem virtualitzar gràcies a les videoconferències. Una mica més que Skype és MeetingBurner, un servei en línia sense descàrrega de cap software que s’integra amb Skype i permet de transmetre la pantalla del gestor de la videoconferència, l’enregistrament de fitxers d’àudio, interaccions dels usuaris, i gratuït fins a deu usuaris simultanis (sense gravacions). Una de les millors eines és Meetin.gs: s’integra amb les eines de Google i d’entrada permet de planificar la reunió amb les agendes dels participants i quan és acordada, i automàticament et reserva el temps a la teva agenda. Permet de seguir una reunió des del mòbil i s’integra amb Skype, Hangouts, sistemes de videoconferència o pràcticament qualsevol sistema que tinguem. El cost mensual és de 12 dòlars per a l’organitzador, sense límit de nombre reunions ni de participants. I no us oblideu de TinyChat per la seva integració amb Facebook o Twitter, les videotrucades en grup de Skype o Google i els seus Hangouts.
Treball al núvol
A l’hora de redactar documents, perquè totes les veus es vegin reflectides i valorades es pot treballar en un únic document comú i penjar-lo al núvol. Recordeu què explicava el gener del 2014 del treball en equip (primera, segona i tercera part) i la manera de compartir documents al núvol:
-Dropbox
-iCloud
-Google Drive
-i més com Box, OneDrive (abans SkyDrive) i Syncplicity
O com es pot treballar en el mateix document de manera simultània:
-Google Docs
-Evernote
-o la gestió de tasques de Wunderlist… Ja veieu que això ve de lluny.
Presentació dels resultats de les reunions
A la mateixa empresa, clients, mitjans de comunicació no us oblideu del final d’una feina, la presentació dels resultats. Fa poc, el 29 de maig. parlava de Prezi i de la manera de presentar o resumir apunts per a un examen. El mateix es pot aplicar a la presentació d’una feina, perquè un bon treball necessita una bona presentació.
Recordeu de fer servir les alertes al mòbil per a recordar terminis, presentacions, reunions, etc. La feina, l’heu de fer vosaltres, però una bona organització prèvia ajuda en la realització de la tasca.
